Todos hemos experimentado el estrés de los plazos inminentes y las tareas en la oficina sin final a la vista.
Un vistazo al reloj muestra que han pasado volando dos horas cuando sólo has terminado la mitad de lo que necesitabas.
Tienes que irte en 10 minutos, y tu jefe agacha la cabeza para pedirte una tarea más.
«No debería llevar mucho tiempo», dice.
Famosas últimas palabras.
En situaciones difíciles como ésta, la gestión personal del tiempo es la única habilidad que evitará que las cosas se descarrilen.
Resulta esencial en el lugar de trabajo, no sólo para ayudarte a evitar una pila de trabajo cada vez mayor, sino también para mantener un equilibrio saludable entre trabajo y vida personal.
Aquí tienes 5 consejos útiles sobre la gestión del tiempo en el trabajo para empezar:
1. Conoce el destino de tu tiempo
¿Alguna vez has rastreado ¿tu tiempo?
¿Sabes lo que has hecho en la última hora?
Si aún no lo has hecho, empieza por llevar un registro hora a hora de lo que haces exactamente durante la jornada laboral durante al menos dos semanas.
Probablemente notarás un patrón de cuándo eres más productivo y cuándo podrías estar perdiendo el tiempo.
2. Planificar con antelación
La planificación es esencial para gestionar bien tu tiempo.
Elige un momento para planificar la semana que tienes por delante, día a día.
Planifica tu horario, escríbelo y ponlo en algún sitio donde puedas verlo.
Incluye también las actividades personales.
Asegúrate de programar la noche de la cita, las citas con el médico e incluso el tiempo de descanso.
3. Prioriza
Una vez que hayas controlado tu tiempo y diseccionado tus actividades, priorízalas.
Averigua qué tareas puedes eliminar por completo, y luego organiza el resto por importancia.
Una forma fácil de pensar en esto es identificando «rocas» y «guijarros».
Las rocas son tus grandes tareas imprescindibles.
Ponlas en primer lugar.
Si es posible, ponlas por lotes, o programa actividades similares juntas.
Después, añade tus piedrecitas.
Se trata de tareas más pequeñas que todavía hay que hacer, pero que no son muy tan importante como tus piedras.
Intenta por todos los medios no realizar varias tareas a la vez, ya que en realidad te hace pierde tiempo y productividad porque pasas de una tarea a otra en lugar de centrarte en tu horario.
4. Delegado
Después de planificar tu horario, comprueba si hay alguna tarea que puedas delegar en otros miembros del equipo o en un asistente.
Si no tienes ayudante, averigua si sería factible o merecería la pena contratar a uno.
5. Elimina las distracciones
Esto puede parecer una obviedad, pero algunas distracciones se disfrazan por sí solas.
Si trabajas en casa, ¿hay un televisor cerca?
¿Está tu mesa cerca de la nevera?
¿Tienes el móvil al alcance de la mano?
La navegación por las redes sociales y los mensajes de texto, o incluso el atractivo de las sobras, pueden interrumpir tu horario.
Es importante ser proactivo a la hora de limitar las distracciones.
Apaga las notificaciones de tus mensajes y cierra la puerta de tu despacho para no caer en la tentación.
En última instancia, la gestión del tiempo es la clave para trabajar de forma más inteligente, no más dura.
Sigue estos consejos y pronto tu productividad se disparará.
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