8 viisi, kuidas olla juba täna produktiivsem

Kas oled kunagi soovinud, et päevas oleks rohkem tunde? Me kõik oleme! Vahel aitab aega juurde võita see, kui heidad pilgu oma olemasolevatele tundidele ja esitad igivana küsimuse: „Kuidas olla produktiivsem?“

Me kõik teame, et üks edu saladusi on teha kõvasti tööd. Thomas Jefferson on öelnud: „Olen avastanud, et mida rohkem ma töötan, seda rohkem näib mul vedavat.” Steve Jobs lisas siia oma tarkusetera: „Hoolikalt vaadates märkad, et enamikul juhtudel võttis üleöö edukaks saamine kaua aega.”

Lisaks teadmisele, et sul tuleb kõvasti tööd teha, jagame sinuga kaheksat tõestatud viisi, kuidas olla produktiivsem ja oma aega maksimaalselt hästi ära kasutada.

1. Selgita esimese asjana välja kõige olulisemad tegevused

See võib kõlada liigse kordamisena, kuid pead oma ajakasutust väga täpselt suunama, et päeva lõpus mitte jälle imestada, kuhu küll kõik see aeg kadus. Alusta iga päeva sellega, et teed endale selgeks, mis on see üks kõige olulisem asi, mida just täna saavutada tahad. Me räägime ühest kõige olulisemast eesmärgist – „kui ma ka mitte midagi muud ei saavuta, siis selle asja tahan ma maksku mis maksab ära teha.” Kui sul on aega, siis lisa ka eesmärk nr. 2 ja 3, või lausa 4, 5 ja 6, aga mitte rohkem. Miks nii? 12–15 ülesandest koosnev nimekiri hajutab su tähelepanu, mistõttu produktiivsus kannatab. Sinu nimekirjas võib vabalt olla rohkem kui 2 või 3 eesmärki, kuid kõik, mis on üle selle, on pigem boonuseks.

Nüüd, kus tead, mida tänane päev endaga kaasa toob, siis milline su nädal välja võiks näha? Mis on 2–3 kõige olulisemat asja, mida tahad selle nädala jooksul saavutada? Nüüd vaata oma kalendrit: kuhu oled planeerinud või saad planeerida aega, et need asjad ära teha? Ära jää lootma sellele, et teed neid tegevusi siis, kui muudest asjadest aega üle jääb ja ammugi ära oota kolmapäevani, et alles siis oma nimekirjale tõsisemalt otsa vaadata. Pane paika kõige olulisemad tegevused, millesse oma aega panustada. Kui sul on liiga palju tegevusi, mis kõik su tähelepanu nõuavad, kaalu mõne vähem olulise ülesande delegeerimist või nimekirjast eemaldamist.

2. Kõrvalda segajad

See liigutus on lihtne: kui töötad kontoris, lülita välja e-posti teavitused. Ära lase end segada e-kirjadest, mis su postkasti tulevad. Kontrolli neid ainult teatud aja tagant. Boomerangi tegevjuht Alex Moore ütleb, et iga e-posti teavituse põhjustatud tegevuse katkestusest taastumiseks kulub 64 sekundit. Ajapikku koguneb nii päris palju minuteid.

Leia töötamiseks koht, kus sind ei segata või kus sind segatakse võimalikult vähe. Kui oled „töötsoonis“, pane kontoriuks kinni. Või kui töötad avatud kontoris, pane pähe mürasummutavad kõrvaklapid – need aitavad summutada helisid, mis võivad vähendada su produktiivsust. Kõrvaklapid on ka teistele signaaliks, et sul on vaja keskenduda.

Samuti soovitavad eksperdid kasutada sotsiaalmeediat ainult töövälisel ajal. Kui sul on harjumus päeva jooksul aeg-ajalt sotsiaalmeedia postitusi sirvida, kaotad palju väärtuslikku produktiivset aega. Paljud ettevõtted lähevad isegi nii kaugele, et keelavad töökohal sotsiaalmeedia kasutamise ja selleks on ka mõjuv põhjus.

Sul võib olla ka teistsuguseid segajaid, mida me ei maininud – sa ise tead, mis need sinu puhul on. Võib-olla tõused püsti, et üks kohv võtta ja enne kui arugi saad, on kulunud 20 minutit. Võib-olla kulub päeva jooksul omajagu aega siin-seal töökaaslasega lobisemisele. Igatahes selgita välja, mis on sinu segajad ja kõrvalda need!

Tunne oma segajaid ja kõrvalda need.

3. Sea endale igaks päevaks väikesed eesmärgid

Sul peaks olema suurem visioon, millest elus lähtuda. Peaksid sihtima kõrgele. Aga kui sinu eesmärgid on liiga lennukad ja pole jagatud väiksemateks osadeks, oled lõpuks lihtsalt segaduses ja kurnatud ega näe mingit arengut.

Lühemaajaliste ülesannetega saavutad oma verstapostid kiiremini ning see omakorda annab sulle hoogu juurde ja suurendab motivatsiooni. Tunned, et sul on eesmärkide üle suurem kontroll ja sul on lihtsam jääda produktiivseks. Võib-olla on sinu eesmärk teha päevas kindel arv kõnesid või panna kirja kindel arv sõnu. Müügitöös nimetame neid kriitilisteks eduteguriteks – näiteks jagame näiliselt üle jõu käiva eesmärgi – 200 kõnet nädalas – nädala peale ära ja saame 40 kõnet päevas (esmaspäevast reedeni). Ükskõik, mis see ka poleks – olgu see siis uue müügipiirkonna ette võtmine või põhjalik suurpuhastus sinu kodus – jaga oma eesmärgid päevasteks tükkideks. Nii on sul pidevalt silme ees, mida on vaja teha ja see aitab olla produktiivsem.

Kuula professionaalset müügi- ja juhtimistreenerit Dave Browni, kes räägib vastutuse võtmise olulisusest.

4. Tööta ühe asjaga korraga ja jälgi oma edusamme

Veendu, et keskenduksid korraga ainult ühele eesmärgile. Žongleerides liiga paljude projektide ja ülesannete vahel korraga hakkavad pallid maha kukkuma. Kui üritad liiga palju asju korraga teha, kulutab su aega ka ühelt ülesandelt teisele ümberlülitumine. Samuti satub löögi alla töö kvaliteet, kuna su fookus on hajutatud mitme tegevuse vahel.

Southwestern Consultingus meeldib meile öelda: Jälgi oma kontrollitavaid mõõdikuid iga päev.

5. Maksimaalse produktiivsuse saavutamiseks tee esmalt ära kõige väiksemad ülesanded

Paari väikese asja nimekirjast maha kriipsutamine annab sulle kiire eduelamuse ja tegemist vajavate asjade nimekiri muutub palju lihtsamini teostatavaks. Ettevõtja Steve Olenski nimetab seda „kahe minuti reegliks”. Kui sul on ülesanne, mille puhul tead, et see võtab kaks minutit või alla selle, siis tee see ära esimese asjana (erandiks on kuldsed tunnid, vt allpool).

6. Eralda kuldsete tundide jaoks kalendris kindel aeg ja kaitse seda kiivalt

Kõige olulisemate tegevuste jaoks eralda kindlasti kalendris nn kuldsete tundide aeg ja kaitse seda. See on aeg, mil töötad maksimaalse võimekusega. Sa ise tead, millal oled oma võimekuse tipus! Paljude jaoks on see aeg hommikul tööle asudes, aga millal see sinu jaoks ka ei ole, võta kuldsete tundide jooksul ette kõige olulisemad asjad. Selleks võib olla üks või kaks tundi päevas, mil enamik sinu kliente on telefoni teel kättesaadavad. Võib-olla on see vahemikus 13.00–15.00 kohe pärast lõunasööki, kui oled kõhu täis söönud ja pakatad energiast. Ära lase oma kuldseid tunde täita koosolekute, tähelepanuhajutajate või rumalustega vaatamata kõikvõimalikele kiusatustele. Eralda kalendris selleks kindel aeg ja kaitse seda järjepidevalt!

7. Loova mõtlemise säilitamiseks tee aeg-ajalt pause

Planeeri päeva peale paar pausi ja kui mõte kinni jookseb, tee lühike 5–10-minutiline lisapaus. Lase pea tühjaks, lae veidi patareisid, et aju saaks taastuda, kuid asu siis uuesti tööle. Uuringud on näidanud, et regulaarsed pausid aitavad paremini keskenduda ja tõstavad meeleolu. Pausi ajal on mõistlik ringi liikuda. Võta ette väike jalutuskäik. Vaheta asukohta. Kui oled seni töölaua taga olnud, aga ilm lubab, mine istu veidi õues või leia kontoris koht, kus on palju loomulikku valgust. Kaugtöö on selle palju lihtsamaks teinud! Väike keskkonnamuutus võib panna mõtted uuesti tööle ja aitab vaadata probleemidele teise nurga alt.

NB! Sinu eesmärk on ajastada pause ilma, et satuksid selle ohvriks, mida me nimetame „loominguliseks vältimiseks”. See tähendab, et kui sul ei ole tegelikult vaja pause teha, kipud leidma erinevaid tegevusi, mis järjest su aega röövivad selle asemel, et süveneda tegevusse, mida sa tead, et sel hetkel tegelikult tegema peaksid. Ole oma produktiivsuseesmärkidest teadlik, austa kuldseid tunde ja maksimaalse produktiivsuse saavutamiseks ära lükka asju pidevalt edasi.

8. Muuda koosolekud tõhusaks

Atlassiani andmetel kulutab keskmine kontoritöötaja kuus rohkem kui 31 tundi ebaefektiivsetele koosolekutele. Kõlab uskumatult, kas pole. Oleme kõik kuulnud kedagi ütlemas: „Selle koosoleku asemel oleks võinud lihtsalt e-kirja saata.” Mõned koosolekud on vältimatud, aga proovi need hoida võimalikult lühikesena ja vaata, et su meeskond teemast kõrvale ei kalduks. Kehtesta ajapiirang ja pea sellest kinni. Palu kellelgi märkmeid teha ja talletada tähtsaimad otsused ja teemad, millega tuleb koosoleku lõppedes tegeleda, et oluliselt detailid kaduma ei läheks ega tekitaks… arvasid ära – uusi koosolekuid. Võid isegi kaaluda lühikesi stand-up-koosolekuid.

Tõsta produktiivsust treeneri abiga

Produktiivsuse suurendamine ei ole raketiteadus, ent eeldab siiski teadlikku tegutsemist. Alusta iga päeva, järgides neid kaheksat nõuannet. Seejärel õpi professionaalse treeneri juhendamisel, kuidas saada veelgi produktiivsemaks ja oma aega maksimaalselt hästi ära kasutada. Hiljutise uuringu kohaselt paranes SWC klientidel, kes olid lõpetanud aastase või pikema treeningu, produktiivsus 44% ja üldine ajajuhtimise oskus 58%.

Telli tasuta konsultatsioon juba täna, et näha, kuidas Southwestern Consultingu treener saab sulle abiks olla! Üks meie kvalifitseeritud treeneritest kuulab sinu vajadused ära ja annab nõu, kas koostöö treeneriga võib olla just see puuduv lüli, mida oled otsinud.